Тема 3. Основы нотариального производства 1. Предметная компетенция нотариуса 2.Территориальная компетенция нотариуса 3.Понятие и признаки нотариального действия. 4.Понятие нотариального производства и его стадии             5. Исправление ошибок, допущенных при совершении нотариальных действий 6. Нотариальное делопроизводство    1.Предметная компетенция нотариуса В соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате нотариусы вправе совершать только те нотариальные действия, которые предусмотрены федеральными законами.  Нотариусы  1) удостоверют сделки; 2) выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов; 3) налагают и снимают запрещения отчуждения имущества; 4) свидетельствуют верность копий документов и выписок из них; 5) свидетельствуют подлинность подписи на документах; 6) свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой; 7) удостоверяют факт нахождения гражданина в живых; 8) удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте; 9) удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии; 10) удостоверяют время предъявления документов; 11) передают заявления и (или) иные документы физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;  12) принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги; 13) совершают исполнительные надписи; 14) совершают протесты векселей; 15) предъявляют чеки к платежу и удостоверяют неоплату чеков; 16) принимают на хранение документы; 17) совершают морские протесты; 18) обеспечивают доказательства; 19) удостоверяют сведения о лицах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;  20) регистрируют уведомления о залоге движимого имущества;  21) выдают выписки из реестра уведомлений о залоге движимого имущества;  22) выдают дубликаты нотариальных свидетельств, исполнительных надписей и дубликаты документов, выражающих содержание нотариально удостоверенных сделок;  23) удостоверяют равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе;  24) удостоверяют равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу;  25) представляют документы на государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним;  26) удостоверяют тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с факсимильным воспроизведением его собственноручной подписи;  27) выдают свидетельства о праве на наследство;  28) принимают меры по охране наследственного имущества;  29) удостоверяют решения органов управления юридических лиц.  30) представляют документы на государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Законодательными актами Российской Федерации могут быть предусмотрены и иные нотариальные действия. В качестве таких примеров можно привести следующее. Во-первых, в ст. 1126 ГК предусмотрено принятие нотариусом закрытого завещания на хранение. Это новый вид нотариальных действий, отличающийся от принятия документов на хранение. Согласие супруга на совершение сделки по распоряжению недвижимостью и сделки, требующей нотариального удостоверения и (или) государственной регистрации в установленном законом порядке (ст. 35 СК), поскольку здесь нотариус не ограничивается свидетельствованием подлинности подписи лица, а также проверяет факт нахождения сторон в браке, предупреждает о последствиях совершения данного действия и такое согласие является обязательным юридическим фактом во многих правообразующих составах гражданского оборота. В-четвертых, в соответствии со ст. 20 Федерального закона "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию" (с изменениями от 18 июля 1998 г. и 24 июня 1999 г.), если несовершеннолетний гражданин РФ выезжает из Российской Федерации без сопровождения хотя бы одного из родителей, усыновителей, опекунов или попечителей, он должен иметь при себе нотариально оформленное согласие указанных лиц на выезд с указанием срока выезда и государства (государств), которое (которые) он намерен посетить. Такое нотариально удостоверенное согласие нельзя сводить к свидетельствованию подписи, поэтому данное нотариальное действие является новым. 2.Территориальная компетенция нотариуса Нотариальный округ (территория деятельности нотариуса) В ст. 13 Основ о нотариате понятие нотариального округа отождествляется с территорией деятельности нотариуса, которая, по общему правилу, устанавливается в соответствии с административно-территориальным делением РФ. Нотариальным округом в городах, имеющих районное или иное административное деление, признается вся территория города. То есть нотариальным округом или территорией деятельности нотариуса является место, в пределах которого нотариус вправе осуществлять публично-правовые функции по совершению нотариальных действий от имени Российской Федерации. Законом установлены особенности определения нотариального округа частнопрактикующего нотариуса в случае изменения границ между субъектами РФ, муниципальными образованиями, населенными пунктами. Если в результате изменения таких границ место для совершения нотариальных действий нотариуса окажется на территории другого нотариального округа, то нотариус продолжает осуществлять полномочия нотариуса по прежнему месту совершения нотариальных действий. В соответствии с подп. 28 п. 2 ст. 26.3 Федерального закона "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" пределы нотариальных округов в границах территории субъекта РФ определяются субъектами РФ. С учетом установленных пределов нотариальных округов в приказе территориального органа юстиции о наделении полномочиями нотариуса указывается место деятельности конкретного нотариуса. В соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к деятельности нотариуса, нотариусу запрещено совершать нотариальные действия за пределами своего нотариального округа. Нарушение установленного запрета  может повлечь за собой прекращение его нотариальной деятельности. Однако такое нарушение влечет негативные последствия только для самого нотариуса, поскольку совершенное нотариальное действие по данному основанию не может быть признано недействительным. Вместе с тем законодатель предусмотрел единственный случай, при котором нотариус может совершить нотариальное действие за пределами своей территории деятельности. Речь идет о возможности нотариального удостоверения в другом нотариальном округе завещания тяжело больного завещателя при условии отсутствия в это время в этом нотариальном округе нотариуса. Нотариус не может по своему усмотрению изменить границы своего нотариального округа, но территория его профессиональной деятельности может быть изменена в порядке, определяемом Минюстом России совместно с ФНП. В настоящее время такой порядок утвержден приказом Минюста России от 14.01.2010 № 1 и решением правления ФНП от 28.08.2009. Согласно названному Порядку изменение территории деятельности нотариуса допустимо только в пределах территории субъекта РФ, в котором расположен нотариальный округ нотариуса. Целью изменения территории является обеспечение реализации конституционных прав граждан на получение квалифицированной юридической помощи и гарантированного права наследования. Изменению может подлежать территория деятельности как частнопрактикующего нотариуса, так и нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе. Изменение территории деятельности нотариуса допускается при наступлении определенных обстоятельств, к которым указанный Порядок относит следующие обстоятельства: – открытие вакантной должности нотариуса в нотариальном округе, в котором установлена одна должность нотариуса; – временное отсутствие нотариуса более семи календарных дней в нотариальном округе, в котором установлена одна должность нотариуса, если не имеется лица, наделенного в установленном порядке правом замещать временно отсутствующего нотариуса; – изменение решением органа государственной власти субъекта РФ пределов нотариальных округов в границах территории субъекта РФ. В соответствии с данным Порядком допускается изменение территории деятельности нотариуса и в иных случаях, однако они не конкретизированы, но указана цель, на достижение которой следует ориентироваться при изменении территории деятельности нотариуса: обеспечение нотариальной помощью населения нотариального округа. Изменение территории деятельности нотариуса относится к временным явлениям, за исключением случая, когда субъектом РФ меняются пределы нотариальных округов. Например, при открытии вакантной должности нотариуса в нотариальном округе территория деятельности нотариуса изменяется на период до замещения в установленном порядке этой вакантной должности, а в случае отсутствия нотариуса в нотариальном округе более семи дней – на период временного отсутствия нотариуса. После прекращения обстоятельств, повлекших необходимость изменения территории деятельности нотариуса, решение об изменении отменяется территориальным органом юстиции по согласованию с нотариальной палатой. Вместе с тем оно не подлежит отмене в случае, если оно изначально принималось на определенный конкретный срок. Решение об изменении территории деятельности нотариуса принимается территориальным органом юстиции совместно с нотариальной палатой и оформляется приказом органа юстиции, для издания которого не требуется заявления или согласия нотариуса, территория деятельности которого подлежит изменению. Список частнопрактикующих нотариусов и нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, территория деятельности которых может подлежать изменению, определяется соответственно нотариальной палатой и территориальным органом юстиции. Допускается принятие решения об изменении территории деятельности нотариуса заранее. Нотариус, территория деятельности которого изменена, извещается об этом путем передачи или направления ему по почте копии соответствующего приказа территориального органа юстиции. Как следует из ст. 40 Основ о нотариате на территории РФ обратиться за совершением нотариального действия можно к любому нотариусу независимо от каких-либо обстоятельств. Однако в определенных случаях, установленных законодательством РФ и субъектов РФ, нотариальное действие должно быть совершено   только нотариусами определенного нотариального округа. Основы о нотариате предусматривают несколько таких случаев – исключений. Большое количество указанных случаев приходится на совершение действий, касающихся оформления перехода прав на наследство. Принимать заявления о принятии наследства или об отказе от него, выдавать распоряжение об оплате расходов за счет наследственного имущества, выдавать свидетельство о праве на наследство и свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе по заявлению пережившего супруга вправе лишь нотариус по месту открытия наследства (ст. 62, 64, 69, 70, 75 Основ о нотариате). При этом вопрос об определении конкретного нотариуса, к которому следует обращаться за открытием наследственного дела и оформлением наследственных прав, в разных субъектах РФ решается по-разному. Например, в Москве по данному вопросу можно обратиться к любому нотариусу Москвы. В некоторых регионах ведение наследственных дел между нотариусами распределено в алфавитном порядке в отношении фамилии наследодателя, и поэтому за совершением нотариальных действий в связи с открытием наследства следует обращаться к тому нотариусу, который оформляет наследственные дела на соответствующую букву, с которой начинается фамилия наследодателя. В других регионах распределение наследственных дел происходит в зависимости от административного деления населенных пунктов на районы, округа и т.п. или от конкретных наименований улиц, проспектов, переулков и т.д. В таких случаях обращаться следует к нотариусу исходя из конкретного адреса последнего местожительства умершего. Удостоверение договоров об отчуждении объектов недвижимого имущества производится нотариусом, осуществляющим свою деятельность в любом из нотариальных округов, расположенных в пределах субъекта Российской Федерации, на территории которого находится указанное имущество. Удостоверение договора об отчуждении объектов недвижимого имущества, находящихся в разных субъектах Российской Федерации, производится нотариусом, осуществляющим свою деятельность в любом из нотариальных округов, расположенных в пределах одного из субъектов Российской Федерации, на территориях которых находится указанное имущество (ст.56 Основ). Еще одним нотариальным действием, за совершением которого можно обратиться только к определенному нотариусу, является принятие денежных сумм и ценных бумаг в депозит нотариуса. Место совершения данного нотариального действия определяется не только Основами о нотариате, но и другими законодательными актами РФ в зависимости от конкретных объектов и субъектов возникающих при этом правоотношений. И если ст. 87 Основ о нотариате местом принятия в депозит нотариуса денежных сумм и ценных бумаг в качестве общего правила называет место исполнения обязательства, то, например, п. 7 ст. 84.8 Федерального закона "Об акционерных обществах" местом совершения этого нотариального действия признает место нахождения ПАО, акции которого подлежат принудительному выкупу. Также в соответствии со ст. 96 Основ о нотариате передать чек для предъявления его к платежу и удостоверению неоплаты чека можно не любому нотариусу, а лишь тому, нотариальный округ которого расположен по месту нахождения плательщика. Особенности определения места совершения любого нотариального действия установлены и в связи с запретом нотариусу совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своих супругов, их и своих родственников (родителей, детей, внуков). Поэтому, если в соответствии с законодательством РФ нотариальное действие должно быть совершено в определенной нотариальной конторе, но нотариус в силу установленных для него указанных ограничений не вправе совершать это действие, то место совершения данного действия должно определяться в порядке, устанавливаемом Минюстом России (ст. 47 Основ о нотариате). Однако нормативно-правового регулирования данного вопроса на сегодняшний день не существует, а при возникновении надобности определение места совершения нотариального действия в таких случаях производится Минюстом России или его территориальными органами с учетом конкретных обстоятельств дела и ситуации с заполнением должностей нотариусов в близлежащих нотариальных округах. Конкретное место совершения нотариального действия может устанавливаться не только Основами о нотариате, но и другими законодательными актами РФ. В частности, в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 16 Федерального закона "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" правом по передаче заявления о государственной регистрации перехода права на основании нотариально удостоверенной сделки или иного нотариального действия наделен только нотариус, удостоверивший эту сделку или совершивший соответствующее нотариальное действие. В аналогичном порядке н. 14 ст. 21, п. 3 ст. 22 Федерального закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" решается вопрос о месте совершения нотариального действия по передаче в налоговый орган заявления о внесении соответствующих изменений в государственный реестр юридических лиц и копии этого заявления обществу, отчуждение или залог доли (части доли) в уставном капитале которого осуществляется, т.е. указанное нотариальное действие может быть совершено лишь нотариусом, удостоверившим соответствующую сделку. Как правило, нотариальные действия совершаются в нотариальной конторе. Однако в силу различных жизненных ситуаций нотариусам часто приходится выезжать и совершать нотариальные действия вне помещения своей конторы. В некоторых случаях закон прямо указывает на возможность совершения нотариального действия за пределами конторы (протест векселей, передача заявлений на регистрацию перехода права на недвижимое имущество, удостоверение факта нахождения гражданина в определенном месте, удостоверение факта достоверности протоколов органов управления организаций и др.). Но полного перечня оснований, в силу которых допускается совершение нотариальных действий вне нотариальной конторы, закон не содержит. На практике выезды обычно связаны с тем, что гражданин в силу объективных причин (болезнь, нахождение в местах лишения свободы, в стационарных лечебных учреждениях и др.) не может сам явиться в нотариальную контору. Однако при совершении нотариального действия вне помещения конторы нотариус не может выезжать в другой нотариальный округ, за исключением удостоверения завещания в случае тяжелой болезни завещателя при отсутствии в этом нотариальном округе в данный момент нотариуса. При совершении нотариального действия с выездом по месту нахождения гражданина или юридического лица в удостоверительной надписи нотариуса на документе и в реестре для регистрации нотариальных действий указывается точный адрес места совершения нотариального действия. Как уже отмечалось, совершение нотариального действия за пределами нотариальной конторы обходится заинтересованному лицу несколько дороже, поскольку при выезде нотариуса для совершения нотариального действия лица, обратившиеся с соответствующей просьбой, возмещают ему фактические транспортные расходы и уплачивают нотариальный тариф в полуторократном размере. 3.Понятие и признаки нотариального действия. Нотариальное действие -это совершаемое в строго определенном законом порядке  от имени РФ действие нотариуса или уполномоченного должностного лица по совершению имеющего юридическое значение акта, направленного на защиту прав и законных интересов субъектов в сфере бесспорной юрисдикции.  Признаки нотариального действия. 1. Все нотариальные действия совершаются от имени РФ. 2.Нотариальные действия могут совершаться  государственными и частнопрактикующими нотариусами, должностными лицами консульских учреждений, главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений. 3.Каждое нотариальное действие должно быть прямо предусмотрено федеральным законом. 4.Все нотариальные действия совершаются в соответствии с установленной законом процедурой. 5. Содержание нотариального действия должно соответствовать требованиям действующего законодательства. Напр. содержание сделки должно отвечать требованиям ГК РФ. Виды нотариальных действий  По форме нотариальные действия разделяются на нотариальное свидетельствование и нотариальное удостоверение. Нотариальное удостоверение представляет собой непосредственное личное закрепление права лица нотариусом в самом процессе совершения нотариального действия, путем совершения (проставления) удостоверительной надписи на соответствующих документах. Нотариальное свидетельствование представляет собой подтверждение нотариусом определенных юридических фактов (событий и действий) путем выдачи соответствующих свидетельств. Согласно ст. 46 Основ удостоверительные надписи совершаются при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления  документов на соответствующих документах. Нотариальные свидетельства выдаются в подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, а также принятия на хранение документов.   По субъектам нотариальные действия делятся:•На совершаемые как «частным», так и государственными нотариусами.(ст.35 Основ). •Совершаемые главами местных администраций и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления.(ст.ст.37.38 Основ)    По цели нотариальные действия можно разделить• на  действия: - по удостоверению  бесспорных прав; - по свидетельствованию бесспорных фактических обстоятельств; - по совершению охранительных действий; - по обеспечению доказательств; - по приданию исполнительной силы документам и обязательствам. 2. Понятие нотариального производства и его стадии   Нотариальное производство представляет собой определенную совокупность юридических действий нотариуса и лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, направленных на совершение определенного нотариального действия. Из данного определения вытекают следующие признаки нотариального производства: 1) одним из его субъектов является как правило нотариус; 2) предметом и результатом нотариального производства является совершение нотариального действия. Нотариальное производство складывается из определенных стадий. Можно выделить три стадии нотариального производства. Первая стадия - возбуждение нотариального производства, на которой решается вопрос о возможности совершения нотариального действия. Вторая стадия - установление юридического состава, необходимого для совершения нотариального действия. Третья стадия - совершение нотариального действия нотариусом либо отказ в совершении нотариального действия в зависимости от установленного фактического состава. Возбуждение нотариального производства в силу принципа диспозитивности всегда происходит путем подачи обращения к нотариусу - либо путем подачи письменного заявления, как это предусмотрено, например, в ст. 70 Основ законодательства РФ о нотариате, для получения свидетельства о праве на наследство, либо путем устного обращения к нотариусу, хотя закон и не запрещает обращаться в письменной форме. Нотариус не вправе совершать нотариального действия без обращения к нему самих заинтересованных лиц. При возбуждении нотариального производства нотариус устанавливает: 1.Предметную компетенцию нотариуса. Нотариус должен проверить, относится ли юридическое действие, о совершении которого просит заявитель, к числу нотариальных и предусмотрено ли его совершение законом.   Далее нотариус устанавливает территориальную компетенцию. Ст.13 и ст.40. Основ. На этой стадии нотариус устанавливает личность обратившегося за совершением нотариального действия его представителя или представителя юридического лица.  Установление личности должно производиться на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Как правило, личность устанавливается по паспорту или другому документу, официально выданному государственным органом, где имеется удостоверенная фотография данного лица. Лич­ность несовершеннолетних, не достигших 14 лет (если нет паспор­та), устанавливается на основании записи о них в паспортах роди­телей (усыновителей) или по свидетельству о рождении. Иногда бывает, что родители несколько раз меняли фамилии или запись о несовершеннолетнем в паспортах родителей отсутст­вует. В этом случае необходимо смотреть все свидетельства о браке, начиная с последующего и заканчивая первым, чтобы установить, действительно ли данный родитель является отцом (матерью) несо­вершеннолетнего. Личность военнослужащего устанавливается на основании удо­стоверения личности или военного билета, выданных командовани­ем воинских частей. Личность прибывших на временное жительство в РФ россий­ских граждан, постоянно проживающих за границей, устанавлива­ется по их общегражданским заграничным паспортам. Личность иностранных граждан или лиц без гражданства, про­живающих на территории РФ, устанавливается по виду на житель­ство в РФ или национальному паспорту с отметкой о регистрации. При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, направленного нотариусу в электронной форме, личность заявителя - физического лица считается установленной при условии, что его квалифицированная электронная подпись проверена и ее принадлежность заявителю подтверждена);  Проводит проверку дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, а также полномочий представителей. Такая проверка необходима не только при удостоверении сделок, как это предусмотрено в ст. 43 Основ законодательства РФ о нотариате, но и при совершении практически всех других нотариальных действий. Поскольку гражданская дееспособность возникает в полном объ­еме с наступлением совершеннолетия, т.е. по достижении 18 лет, нотариус истребует документ, в котором указан возраст участника сделки. Но существуют исключения. Когда лицо, не достигшее 18 лет, вступает в брак, то в этом случае дееспособность возникает с момента вступления в брак. В связи с этим нотариус может истре­бовать свидетельство о браке. Также гражданин, достигший 16 лет, может быть объявлен полностью дееспособным — эмансипирован­ным (ст. 27 ГК РФ), если он работает по трудовому контракту или занимается предпринимательской деятельностью. Эмансипация (от лат. emancipate) — освобождение от зависимо­сти, угнетения, от предрассудков, а также уравнивание в правах не­совершеннолетнего — производится по решению органа опеки и попечительства или суда. Значительно труднее приходится решать вопросы с лицами, признанными недееспособными или ограниченно дееспособными. Часто родственники такую информацию скрывают. И только в ходе беседы или личных наблюдений нотариус может это предпо­ложить. Если у нотариуса возникли подозрения, что кто-то из участни­ков сделки вследствие душевной болезни или слабоумия не может понимать значения своих действий и руководить ими либо вследст­вие злоупотребления спиртными напитками или наркотическими веществами ставит свою семью в тяжелое материальное положение, а сведений о признании лица недееспособным или ограниченно дееспособным не имеется, нотариус откладывает совершение сдел­ки и выясняет, не выносилось ли судом решения о признании гра­жданина недееспособным либо ограниченно дееспособным. По этому поводу хотелось бы отметить, что сам по себе факт душевной болезни или слабоумия, даже очевидный для окружающих или под­твержденный справкой лечебного учреждения, еще не дает основа­ний считать гражданина недееспособным. Лицо может быть при­знано недееспособным только по решению суда. Если такого реше­ния не было, то гражданин вправе совершать юридические дейст­вия, в том числе и нотариальные. Законодательством предусмотрено, что, если гражданин вслед­ствие психического расстройства не может понимать значения сво­их действий или руководить ими, он может быть признай судом недееспособным. Над таким лицом устанавливается опека. Только опекун от имени данного гражданина вправе совершать сделки. Опека и попечительство устанавливаются для защиты интересов и прав недееспособных либо ограниченно дееспособных граждан. Опекуны и попечители выступают в защиту прав и интересов своих подопечных в отношениях с любыми лицами, в том числе и в су­дах, без специального полномочия. При обращении гражданина к нотариусу вопроса о его право­способности не возникает, так как все физические лица правоспо­собны независимо от возраста, состояния здоровья, имущественно­го положения и других обстоятельств. Если же нотариус имеет дело с организацией, то ему необходи­мо исходить из того, что не всякая организация может обладать правами и иметь обязанности, а только организация, наделенная правами юридического лица. Наличие прав юридического лица подтверждается уставом дан­ной организации, в котором обязательно должен быть пункт, пре­дусматривающий, что организация имеет права юридического ли­ца, предъявившего устав, и его право решать соответствующие вопросы (например, наличие у данного лица служебного удостове­рения, содержащего указания на то, что он является директором, либо доверенности, уполномочивающей на совершение данного действия). Определяя правоспособность юридического лица, необходимо учитывать, что филиалы и представительства являются подразделе­ниями данной организации и прав юридического лица не имеют (ст. 55 ГК РФ). Юридические лица могут иметь имущественные и неимущест­венные права и обязанности. Проверяя правоспособность, нотариус уточняет порядок обра­зования юридического лица, а также знакомится с учредительными документами. Учредителями юридического лица могут быть собст­венники имущества или уполномоченные ими органы или лица, в случаях, предусмотренных законодательными органами, и иные организации и граждане. Юридические лица действуют на основе устава, учредительного до­говора, а в случаях, предусмотренных законодательными актами, — на основе общего положения об организациях данного вида. Нотариусу необходимо проверить, зарегистрированы ли в установленном по­рядке устав, договор и положение, так как юридическое лицо счита­ется созданным с момента его государственной регистрации. Необходимо также учитывать, что нередко от имени юридиче­ского лица к нотариусу обращаются представители филиалов или иных обособленных подразделений этого лица, по законодательству РФ действующие в соответствии с положениями, утвержденными этими лицами, и не имеющие правового статуса самостоятельного юридического лица. Поэтому филиалы и подразделения не вправе обращаться для совершения нотариальных действий в отношении самого юридического лица, если такими полномочиями не наделе­ны возглавляющие их руководители в соответствии с положением о филиале или подразделении или на основании доверенности, вы­данной от имени юридического лица. Полномочия представителя юридического лица подтверждаются выданной на его имя доверенностью, в которой указываются их полномочия по совершаемой сделке. Нотариусы не требуют дове­ренности на совершение сделки от руководителей юридических лиц, которым учредительными документами (уставом) предоставле­но право заключать сделки, об удостоверении которых эти лица обращаются к нотариусу. В этих случаях потребуется лишь доку­мент, удостоверяющий их должностное положение (например, про­токол собрания учредителей или выписку из него о назначении этих лиц руководителями юридических лиц). Если юридическое лицо управляется выборным коллегиальным органом, от руководи­теля этого органа должен быть истребован документ об избрании должностных лиц и о распределении между ними обязанностей. И только после проверки правоспособности юридического лица нотариус переходит к рассмотрению существа сделки. Вторая стадия - установление юридического состава, необходимого для совершения нотариального действия На второй стадии происходит установление фактического состава, необходимого для совершения нотариального действия. Для установления необходимого фактического состава нотариус осуществляет сбор доказательств. Его совершению предшествует собирание и исследование необходимых доказательств, а также их оценка в рамках нотариального производства. Поэтому в нотариальном производстве также можно выделить этапы собирания, исследования и оценки доказательств, необходимо здесь определять и предмет доказывания. Применимы правила относимости и особенно— допустимости доказательств. Кроме того, в нотариальном производстве востребована категория так называемых необходимых доказательств, без наличия которых невозможно совершение нотариального действия. Из числа средств доказывания в нотариальном производстве в основном используются письменные доказательства, заключение эксперта (поскольку нотариус вправе направить документы на экспертизу), в отдельных случаях — зафиксированные письменно объяснения и заявления участников нотариального производства, например согласие супруга на совершение сделки либо заявление об отсутствии супруга. Основными отличиями в доказывании в судебном процессе и нотариальном производстве являются следующие. Во-первых, нотариус, в отличие от суда, более активен как в определении предмета доказывания, так и, во многих случаях, в сборе всех необходимых  доказательств. С этой целью он вправе собирать доказательства самостоятельно, когда это возможно в силу закона, либо предложить представить соответствующие доказательства лицам, обратившимся за совершением нотариального действия. Во-вторых, в нотариальном производстве более строгие правила допустимости доказательств, когда практически все факты для совершения нотариального действия должны подтверждаться только определенными письменными доказательствами, чаще всего квалифицированными, выданными компетентными органами исполнительной власти или местного самоуправления либо подпись на которых засвидетельствована нотариусом или иным уполномоченным лицом. В-третьих, нотариус лишен, в отличие от суда, права проверки целесообразности и законности совершения тех либо иных действий органами власти и местного самоуправления, например договоров приватизации, заключенных органами местного самоуправления в период массовой приватизации. Нотариус может проверить их только на предмет достоверности, удостоверившись, что представленный договор не является подделкой. Для запроса необходимых сведений нотариус вправе использовать полномочия, предоставленные ему ст. 15 Основ. Например, раздел V ГК «Наследственное право» (ст. 1171) наделил нотариуса правом запроса для сбора информации об имуществе, принадлежащем наследодателю, у банков, других кредитных организаций и иных юридических лиц.  Согласно ст. 45 Основ законодательства РФ о нотариате нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Приписки и поправ­ки должны быть оговорены и подтверждены подписью участников сделки и других лиц, подписавших сделку, заявление и т.п., а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса и оттис­ком его печати, при этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Исправления, сделанные в тек­сте документа, который не подписывается сторонами, в конце удо­стоверительной надписи оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью и оттиском его печати. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на документах прочер­киваются. Текст нотариально удостоверяемых сделок должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки следует обозначать хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц давать без сокращений с указанием адресов их органов (в необходимых случаях проставлять также номера текуще­го (расчетного) счета и отделения банка). Фамилии, имена и отче­ства граждан должны быть написаны полностью с указанием места их жительства, а при удостоверении сделок от имени иностранных граждан также указывается и их гражданство. Если документ, под­лежащий удостоверению или засвидетельствованию, изложен не­правильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившего­ся документ может быть составлен нотариусом. Если представленные документы или удостоверяемые, выда­ваемые либо свидетельствуемые документы изложены на двух и более отдельных листах, они должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы, а количество прошнурованных листов завере­но подписью должностного лица и печатью юридического лица, выдавшего документы, или подписью нотариуса с приложением его печати.  На этой стадии нотариус проверяет  соблюдение прав других лиц при совершении нотариального действия. В этом плане осуществляется защита прав несовершеннолетних в нотариальном производстве, прав третьих лиц, не участвующих при совершении нотариальных действий (супруга, долевого собственника, собственника имущества при совершении сделок с имуществом юридических лиц и других лиц). Нотариус проверяет принадлежность права собственности и принадлежность иных имущественных прав. Такая проверка осуществляется путем истребования соответствующих документов от собственников и иных лиц, обязанных предоставить их в соответствии с законом. На этой стадии нотариального производства для установления необходимого фактического состава и для иных целей нотариус вправе отложить либо приостановить нотариальное производство. В соответствии со ст. 41 Основ законодательства РФ о нотариате совершение нотариального действия должно быть отложено  в случае: 1) необходимости истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц; 2) направления документов на экспертизу; 3) если в соответствии с законом необходимо запросить заинтересованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения нотариального действия, например по основаниям, указанным в ст. 250 ГК. Отложение нотариального действия оформляется путем вынесения постановления нотариуса. Срок отложения совершения нотариального действия не может превышать месяца со дня вынесения постановления об отложении совершения нотариального действия. По заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо, например право на получение свидетельства о праве на наследство, совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более десяти дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено. Третья стадия - совершение нотариального действия нотариусом На данной стадии происходит практическое совершение нотариального действия по процедурам, установленным в Основах законодательства РФ о нотариате и других федеральных законах. На данной стадии нотариус вправе составить проект сделок, заявлений и других документов, изготовлять копии документов и выписки из них, а также давать разъяснения по вопросам совершения нотариальных действий.   Заявители могут представить нотариусу и проект соответствующего нотариального акта. Однако и в этом случае нотариус обязан проверить его содержание на предмет соответствия требованиям законодательства.  В соответствии со ст. 16 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус обязан оказывать физическим и юридическим лицам содействие в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять им права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий, с тем чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована им во вред. Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Порядок подписи нотариально удостоверяемой сделки, заявления и иных документов. В соответствии со ст. 44 Основ законодательства РФ о нотариате содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса. Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия. Совершение удостоверительных надписей и выдача свидетельств. В зависимости от вида нотариального документа на них совершаются удостоверительные надписи либо выдаются свидетельства. Удостоверительные надписи совершаются при удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах. В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства. Отказ в совершении нотариального действия. В соответствии со ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если: - совершение такого действия противоречит закону; - действие подлежит совершению другим нотариусом; - с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; - сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; - сделка не соответствует требованиям закона; - документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства. Закон не требует во всех случаях письменно отказывать в совершении нотариального действия. В большинстве случаев достаточно устного разъяснения. Только по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, нотариус должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия. В постановлении об отказе указываются: 1) дата вынесения постановления; 2) фамилия, имя, отчество нотариуса, вынесшего постановление, дата и номер приказа органа юстиции о назначении на должность нотариуса, его нотариальный округ или наименование государственной нотариальной конторы; 3) дата обращения и сведения о лице, обратившемся для совершения нотариального действия (в соответствии с п. 2 Методических рекомендаций); 4) о совершении какого нотариального действия просил обратившийся; 5) мотивы, по которым отказано в совершении нотариального действия со ссылкой на законодательство; 6) порядок и сроки обжалования отказа. Постановление составляется в двух экземплярах, заверяется подписью нотариуса с приложением его печати и регистрируется в книге исходящей корреспонденции. Один экземпляр вручается или направляется лицу, которому отказано в совершении нотариального действия. Другой экземпляр постановления с подписью лица, которому вручено постановление, или с отметкой о направлении по почте (вручении) лицу, которому отказано в совершении нотариального действия, оставляется в делах нотариуса. 6. Исправление ошибок, допущенных при совершении нотариальных действий Закон практически никак не регулирует порядок исправления дефектов нотариальных актов в рамках нотариального производства. Ошибки, допущенные при совершении нотариальных действий, носят двоякий характер. Они могут быть исправимыми либо неисправимыми. Так, опечатка может быть исправлена. Однако ошибка, связанная с существенным дефектом содержания сделки, влечет недействительность самой сделки, например отсутствие какого-либо существенного условия сделки. Такого рода ошибки не могут быть устранены и приводят к одному результату - признанию нотариального действия несовершенным. Анализ законодательства и сложившейся нотариальной практики позволяет говорить о том, что нотариальному производству свойственны следующие основные способы исправления ошибок нотариусов: во-первых, путем внесения исправлений в текст нотариально удостоверенного документа самим нотариусом; во-вторых, по соглашению сторон или по заявлению лица, в отношении которого было совершено нотариальное действие; в-третьих, по решению суда. Первый способ исправления ошибок в нотариальном документе может применяться в момент совершения нотариального действия, когда вносятся исправления в уже подписанный документ, например в удостоверительную надпись, которая следует в тексте документа за подписями сторон. Внесение каких-либо исправлений в текст документа, подписанный лицами (лицом), в отношении которых совершается нотариальное действие, без их согласия недопустимо. Второй способ исправления ошибок по заявлению лиц, в отношении которых совершается нотариальное действие, может производиться по заявлению сторон, в частности исправление описок, опечаток, искажающих смысл сделки, но не связанных с изменением нотариального документа по существу. Такие исправления должны быть совершены нотариусом, удостоверившим сделку, в присутствии ее участников и с их согласия. Исправления вносятся нотариусом и заверяются его печатью и подписью.  Если ошибка носит существенный характер, например в договоре упущено какое-либо условие, имеющее существенный характер, то, такой дефект может исправляться не путем внесения исправлений в договор, а путем внесения в него исправлений и дополнений отдельным соглашением сторон либо прекращением действия прежнего договора по соглашению сторон и составления нового по существу договора, т.е. совершения нового нотариального действия. Третий способ исправления ошибок нотариальных документов - судебный - возможен в том случае, если одна из сторон возражает против внесения исправлений в еще не исполненный до конца нотариальный акт. В данном случае спор будет разрешен судом в зависимости от установленной подведомственности дел. Внесение нотариусом исправлений в текст нотариального документа, исходящего от иного нотариуса, недопустимо, поскольку это предполагает корректировку нотариального действия, совершенного нотариусом, что Основами не предусмотрено.

 7.Нотариальное делопроизводство

Понятие и основные правила ведения нотариального делопроизводства

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утвержденными Министром юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой (ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате).

Нотариальное делопроизводство разрабатывается на основе ре­комендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований стандартов на управленческую документацию. В на­стоящее время действуют приказы Мини­стерства юстиции РФ от 15 марта 2000 г. № 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных нотариаль­ных действий нотариусами Российской Федерации» и от 10 апреля 2002 г. № 99 (с изм. от 04 июля 2014 г.) «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свиде­тельствуемых документах», «Методические рекомендации по оформ­лению наследственных прав», утвержденные Правлением Федеральной нотариальной палаты 28 февраля 2006 г., «Методические рекомендации по оформлению наследственных прав», утвержденные решением Прав­ления Федеральной нотариальной палаты от 27-28 февраля 2007 г. (протокол № 02/07), а также «Инструкция о порядке совершения но­тариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного само­управления поселений», утвержденная приказом Минюста России от 27 декабря 2007 г. № 256; Приказ Минюста России от 16.04.2014 N 78 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства" (вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 N 78).

Нотариальное делопроизводство можно разделить на три взаи­мосвязанные части:

1)делопроизводство в нотариальных конторах;

2)порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий;

3)заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства но­тариусами, работающими в государственных нотариальных конто­рах, осуществляется территориальными органами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правопримени­тельные функции и функции по контролю и надзору в сфере нота­риата, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практи­кой, — в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ со­вместно с Федеральной нотариальной палатой.

Делопроизводство нотариуса объединяет в себе следующие функции:

-                   введение документации по совершению различных нотари­альных действий;

-                   ведение организационно-распорядительной документации;

-                   разбор жалоб, заявлений и писем от физических и юридиче­ских лиц, контроль за их рассмотрением;

-                   составление номенклатур;

-                   ведение канцелярии и архива нотариальной конторы.

Нотариусы для совершения нотариальных действий имеют лич­ную печать, а также штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки нотариальной конторы.

За организацию ведения нотариального делопроизводства и ра­боты с архивом несет ответственность нотариус, на которого эта обязанность возложена приказом органа юстиции. Нотариус, зани­мающийся частной практикой, лично отвечает за правильное веде­ние делопроизводства, заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.

 Для учета документов и контроля за их исполнением в нотари­альной конторе должны вестись:

-                   журнал входящей корреспонденции;

-                   журнал исходящей корреспонденции;

-                   разносная книга для местной корреспонденции;

-                   книга жалоб и предложений;

-                   контрольная картотека или папка.

При поступлении на входящих документах в правом нижнем уг­лу первой страницы проставляются регистрационный штамп и дата поступления документа. Документы, которые необходимо зарегист­рировать, учитываются в журнале входящей корреспонденции. На входящем документе помимо даты поступления проставляется но­мер регистрации в журнале и номер дела (наряда), в котором доку­мент будет подшит. После регистрации входящий документ в день его поступления или на следующий день должен быть первично рассмотрен нотариусом, который должен решить вопрос о порядке и сроках исполнения. Входящий документ считается исполненным после решения всех поставленных в нем вопросов. На исполненном входящем документе проставляется отметка об исполнении и на­правлении его в дело. Отметка об исполнении располагается на ниж­нем поле первого листа документа, если нет места, то на его обороте. Отметка об исполнении — это краткая справка об исполнении документа, которая содержит слова «в дело» и номер дела, в кото­рое должен быть подшит исполненный документ.

Исходящие документы подлежат регистрации в журнале исходя­щей корреспонденции. Исходящий документ содержит порядковый номер по журналу исходящей корреспонденции, номер дела, в ко­тором хранится копия исходящего документа. В соответствии со ст. 5 Основ нотариус отвечает за сохранность документов.

Изъятие документов возможно только с разрешения нотариуса и с обязательным составлением заверенной копии изъятого доку­мента, протокола выписки или запроса суда.

Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нота­риальных действий по письменному заявлению физических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совер­шались нотариальные действия, а также по письменному требова­нию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административ­ными делами, а также по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материа­лами по исполнению исполнительных документов. В случае утраты документов, удостоверенных или выданных нотариусами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных докумен­тов. Нотариусы также выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имеющих право на удостоверение завещаний в соответствии с законодательством РФ.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований российского законодательства о сохранении тайны со­вершения нотариальных действий. На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по установленной форме.

Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти — указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, его дубликат может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют, а в необходимых случаях и документов, подтверждающих родствен­ные отношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее). По представлении указанных доку­ментов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследода­телю наследственного имущества.

 При составлении документов организационно-распорядительного характера следует руководствоваться общими правилами, установленными в Ос­новных положениях Единой государственной системы делопроиз­водства.

Так, на любом документе должно быть указано его наименова­ние: приказ, справка, отчет, сведения и т.д.; кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при написа­нии адреса: кому адресуется документ, наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью — 20 января 2017 г.  

Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на блан­ке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав под­писи входит обозначение должности лица, подписывающего доку­мент, его личная подпись и расшифровка.

  Для более четкой организации деятельности нотариальной кон­торы и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел, В каждой конторе составляется своя номенклатура, но ее основой является примерная номенклатура. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), ко­торые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. В номенклатуре долж­ны быть предусмотрены резервные номера на тот случай, если в течение года возникнет необходимость введения нового, не преду­смотренного ранее наряда. По окончании года в номенклатуре де­лается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. Документы, поступившие в нотариальную контору и связанные с оформлением наследственных прав, подшиваются в соответствующие наследственные дела. Если наследственное дело в течение года не закончено производством, оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегист­рации не подлежит. При формировании нарядов учитываются До­кументы одного делопроизводственного (календарного) года. Внут­ри наряда документы располагаются в хронологическом порядке. Годовые планы и отчеты хранятся в нарядах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составле­ния. Черновики, проекты, а также документы, не имеющие отно­шения к нарядам, в них не подшиваются.

Злектронный  документооборот в деятельности нотариуса

1. Ведение нотариусом электронных реестров Единой информационной системы нотариата

Согласно 379-ФЗ «Единой информационной системой нотариата признается автоматизированная информационная система, предназначенная для комплексной автоматизации процессов сбора, обработки сведений о нотариальной деятельности и обеспечения всех видов информационного взаимодействия (обмена)» (статья 34.1 Основ).

Единая информационная система нотариата включает в себя ведущиеся в электронной форме реестры:

1) нотариальных действий;

2) наследственных дел;

3) уведомлений о залоге имущества, не относящегося к недвижимым вещам (далее – реестр уведомлений о залоге движимого имущества) (статья 34.2 Основ).

Подлежат включению в ЕИС сведения, в том числе в форме электронных документов, о совершении нотариальных действий, а также иные предусмотренные Основами сведения. Перечень таких сведений установлен приказами Министерства юстиции Российской Федерации, в том числе приказы, утверждающие Требования к содержанию реестров ЕИС (Приказ Минюста России от 17.06.2014 N 128 (ред. от 29.06.2015) "Об утверждении Требований к содержанию реестров единой информационной системы нотариата" (вместе с "Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата", утв. решением Правления ФНП от 02.06.2014, приказом Минюста России от 17.06.2014 N 128) (Зарегистрировано в Минюсте России 18.06.2014 N 32711)  и Состав сведений справочно-аналитического характера (Приказ Минюста России от 17.06.2014 N 135 "Об утверждении Состава сведений справочно-аналитического характера, содержащихся в единой информационной системе нотариата и касающихся деятельности нотариусов").

Требования к содержанию реестров ЕИС касаются, в соответствии со статьей 34.2 Основ, не всех трех обозначенных выше реестров, а только двух из них: реестра нотариальных действий и реестра наследственных дел. Содержание реестра уведомлений о залоге движимого имущества полностью регламентировано Основами (глава XX.1).

Количество сведений, вносимых в реестр нотариальных действий ЕИС больше, чем сейчас вносится в реестр на бумажном носителе. Это обусловлено тем, что электронный документооборот не может и не должен полностью воспроизводить бумажный.

 Требования к содержанию реестров ЕИС учитывают также новое положение о том, что сведения о нотариальных действиях, совершенных должностными лицами консульских учреждений и органов местного самоуправления, вносят в реестр нотариальных действий соответственно должностные лица Федеральной нотариальной палаты и нотариальных палат субъектов Российской Федерации. В связи с этим в реестр нотариальных действий вносятся сведения об указанных должностных лицах.

При внесении сведений в реестр нотариальных действий ЕИС нотариус, работник нотариальной палаты субъекта Российской Федерации или работник Федеральной нотариальной палаты подписывают сформированную запись своей квалифицированной электронной подписью. В случаях, установленных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 17 июня2014 г. № 129 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата» (далее – Приказ № 129), нотариус обязан присоединять к записи в реестр электронный образ (скан-образ) нотариально оформленного документа. Количество случаев обязательного представления электронного образа документа минимально: при совершении таких нотариальных действий, как удостоверение и отмена завещания или доверенности. Хотя допускается присоединение электронных образов иных нотариально удостоверенных сделок.

 До перехода всех нотариусов на использование электронных реестров (не позднее 2018 года) будет в том или ином объеме сохраняться ведение бумажного и электронного реестров. По имеющейся информации, понимая трудоемкость такой работы, Министерство юстиции Российской Федерации не исключает возможность упрощения требований к ведению бумажных реестров. Однако говорить на эту тему можно только после накопления практики ведения электронных реестров (год, полгода) и анализа такой практики. Пока же нотариус будет вынужден переносить в реестр нотариальных действий ЕИС сведения из реестра для регистрации нотариальных действий на бумажном носителе, за исключением регистрации уведомлений о залоге, где процедура будет обратной: после регистрации уведомления в реестре уведомлений ЕИС нотариус должен регистрировать нотариальное действие по регистрации уведомления о залоге движимого имущества в реестре для регистрации нотариальных действий.

 В соответствии с пунктом 197 Правил нотариального делопроизводства (далее – ПНД), утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля  2014 г. № 78 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 23 апреля2014 г., регистрационный № 32095) «Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях».

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом в электронной форме, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

 Все нотариусы России получили сертификаты ключа проверки усиленной квалифицированной электронной подписи и сертифицированные средства электронной подписи. В качестве владельца квалифицированного сертификата нотариус обязан (статьи 10 и 17 63-ФЗ):

1) обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;

1) не использовать ключ электронной подписи и немедленно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата при наличии оснований полагать, что конфиденциальность ключа электронной подписи нарушена;

2) уведомлять иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;

3) использовать квалифицированную электронную подпись в соответствии с ограничениями, содержащимися в квалифицированном сертификате (если такие ограничения установлены);

4) использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным на основании 63-ФЗ.